Když si v aplikaci nastavíte čas odeslání například na 8:00, tento čas představuje nejdřívější možný okamžik, kdy systém začne vaši kampaň zpracovávat. Samotné odesílání ale předchází několik kroků, které mají zajistit bezpečné a bezproblémové doručení zprávy.
Kontrola kampaně
V první fázi probíhá kontrola kampaně. Systém ověřuje, zda jsou správně nastaveny:
- odesílací parametry,
- validita domény,
- správnost adresátů a technické parametry zprávy.
Tyto kontroly probíhají v pravidelných intervalech, obvykle každých pět minut.
Rozesílací fronta
Následně je kampaň zařazena do rozesílací fronty, kde čeká na přiřazení ke konkrétnímu rozesílacímu serveru.
Odesílání e-mailů
Po zařazení do fronty začíná samotné odesílání e-mailů. To probíhá postupně v dávkách a jeho rychlost závisí na několika faktorech:
- na velikosti seznamu příjemců,
- na aktuální odezvě jednotlivých cílových serverů (například Seznam.cz, Gmail, Outlook),
- na reputaci odesílací domény.
Běžnou praxí je, že většina kampaní je rozeslána během 5 až 10 minut od naplánovaného času. Ve výjimečných případech, například při výrazném zatížení cílových serverů, může zpoždění přesáhnout deset minut. Z těchto důvodů doporučujeme plánovat rozesílku s dostatečnou rezervou, zejména pokud je důležité, aby příjemci e-mail obdrželi do konkrétního času. Pro kampaně, které mají být doručeny například do 8:00, je vhodné nastavit čas rozesílky na 7:50 nebo dříve.
Je dobré mít na paměti, že e-mail je z principu asynchronní kanál. Standardy elektronické pošty připouštějí doručení zprávy v řádu minut až hodin, ačkoliv v běžné praxi je dnes doručení rychlé. Přesto je při plánování kampaní důležité pracovat s určitou časovou rezervou a respektovat, že celý proces doručení zahrnuje více technických kroků, které nejsou plně pod kontrolou poskytovatele e-mailingu.
V případě specifických potřeb, kdy je požadováno ještě rychlejší doručení, existují možnosti využití transakčních kampaní nebo vyhrazených rozesílacích serverů. Tyto varianty ale nejsou vhodné pro běžné marketingové kampaně a je třeba je řešit individuálně.